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Informationen zur Anzeige:
Assistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)
Berlin-Dahlem
Aktualität: 16.04.2024
Anzeigeninhalt:
16.04.2024, Freie Universität Berlin
Berlin-Dahlem
Assistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)
Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (am PC), Telefonate (ggf. unter Verwendung der englischen Sprache);
Beratung von Publikum, Mitarb., Stud., allg. Auskunftserteilung an Studierende (persönlich, telefonisch oder per E-Mail) für die Auswahl von Kursen (unter Verwendung von Englisch);
Abwicklung der Sprechstunden für Studierende im Sekretariat;
Postein- und Postausgangsbearbeitung;
Protokollführung;
Gästebetreuung (z. B. Stipendiaten, Lehrbeauftragte, Gastdozent*innen);
Führen von An- und Abwesenheitslisten;
Bestellung von Büromaterialien über UNIKAT-Bestellsystem;
Pflege des Webauftritts des Sprachenzentrums (deutsche und englische Webseiten in CMS, Blackboard);
Erstellung von Serienbriefen, Seriendokumenten, Serien-E-Mails;
Veranstaltungsvorbereitung;
Einfache Übersetzungstätigkeiten in englischer Sprache;
Auskunftserteilung zur Auswahl des Kurses bei Kursanmeldeverfahren;
Auskunftserteilung für die Auswahl von Sprachtests;
Administrative Unterstützung der Prüfungs- und Studienorganisation sowie der Sprachbereiche (auch unter Verwendung von Englisch).
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in (Englisch) oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie entsprechende nachgewiesene englische Sprachkenntnisse.
Erwünscht:
Erfahrung in Büroorganisation und Verwaltung;
Teamfähigkeit und Organisationsgeschick;
Fähigkeit zu strukturierter und eigenständiger Arbeitsweise;
Kenntnisse universitärer Strukturen und Verwaltungsabläufe;
Sicherheit in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation mit den entsprechenden Zielgruppen, Studierenden und wissenschaftlichem und nichtwissenschaftlichem Personal;
IT-Kompetenz; gute Kenntnisse in gängiger Anwendersoftware (MS) Office, SAP-basierten Verwaltungsanwendungen, Datenbankanwendungen;
Anwenderkenntnisse UNIKAT;
Bereitschaft zur Weiterbildung;
Erfahrung in der Verwaltung von Webseiten (CMS).
Berufsfeld
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